Comprar materiais de construção: principais erros

Talvez você afirme que conhece bem o seu processo de comprar materiais de construçãoE também imagino que você já tenha ouvido falar que todo processo pode ser sempre melhorado, certo? É o caso, por exemplo, de super esportistas. A cada temporada, identificam pontos a serem melhorados e estão sempre batendo os próprios recordes. 

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Já parou pra pensar que há erros e ineficiências na compra de materiais de construção da sua construtora? Pior que isso, que esses erros certamente estão te causando prejuízos?

Um estudo indica que o desvio médio entre o custo orçado e o custo realizado de uma obra chega a 21,7%Preocupante, não é mesmo? Fique tranquilo que nesse artigo vou lhe auxiliar como acabar com esse problema. Você vai aprender como identificar os erros mais comuns neste processo e como combatê-los para, assim, obter resultados cada vez melhores.

Como identificar os erros mais comuns ao comprar materiais de construção

Para qualquer que seja o processo, é saudável fazer alguns questionamentos periódicos. A finalidade é diagnosticar pontos fortes, pontos fracos e possíveis ameaças. No fim do dia, o que se almeja é o incremento da produtividade na hora de comprar materiais de construção.

Uma maneira simples de identificar problemas é promover os seguintes questionamentos sobre o processo de compra de materiais de construção.

  • Quem são os compradores e seus pontos mais fortes?
  • Qual é a rotina dos compradores da construtora?
  • Como eles priorizam as cotações?
  • Por que eles fazem dessa maneira?
  • Onde eles cotam e com quantos fornecedores?
  • Quando, no processo de compra, se dá a cotação ou se compra direto?
  • Quanto custa o trabalho de cada um dos compradores?

Essa lista de questionamentos fundamentais para identificação de problemas vai te ajudar a identificar quais são os erros e ineficiências do seu processo. Além disso, a escapar dos riscos inerentes a cotar materiais de construção baseado no senso comum.

Principais ineficiências em compras de materiais de construção

É a autoavaliação que vai determinar quais são os pontos do seu processo de cotação e compras que merecem atenção. Até mesmo porque nenhuma construtora ou incorporadora é igual à outra. Nem mesmo obras da mesma empresa são iguais entre si.

Cada processo tem características específicas, como localização, período executivo, momento econômico, dentre outros. Tudo isso influencia tanto nos resultados quanto no diagnóstico acerca das ineficiências do gerenciamento das compras da sua obra.

Entretanto, alguns problemas são recorrentes entre construtoras e incorporadoras. O resultado, inclusive, é semelhante entre elas: gerenciamento de obras engessado e extremamente ineficiente na hora de comprar materiais de construção.

Compradores sobrecarregados ou desqualificados

Uma triste constatação é a de que, em grande parte dos casos, o comprador não escolheu seu cargo. É comum ouvir histórias de profissionais que se tornaram compradores por ocasião do momento ou falta de outra oportunidade no mercado ou na empresa que trabalha.

comprador com muito trabalho, gerenciamento de obras
Uma triste constatação é a de que, em grande parte dos casos, o comprador não escolheu seu cargo.

O resultado são compradores despreparados e que não conhecem as boas práticas para comprar materiais de construção e principalmente do gerenciamento da obras como um todo.

Ou seja, eles não possuem as seguintes características:

  • Conhecimento sobre as regras e sistemas de compras da empresa;
  • Conhecimento dos tipos de fornecedores atuais;
  • Mapeamento e cadastro de fornecedores em potencial;
  • Conhecimento dos custos financeiros das transações;
  • Negocia bem condições além dos preços;
  • Conhecimento profundo dos materiais de construção;
  • Planejamento e organização de cotações;
  • Objetividade.

Além disso, seja por falta de habilidade ou devido a processos ineficientes, compradores da construção civil são, em geral, sobrecarregados. Afinal, os compradores são responsáveis por:

  • Entender as informações sobre os gastos e orçamentos;
  • Estudar e entender o mercado em que estão comprando;
  • Realizar análises e cadastros de carteira de fornecedores;
  • Avaliar os custos totais de aquisição e melhores formas de pagamento;
  • Comprar materiais de construção e contratar serviços.

É responsabilidade dos compradores medir:

  • Custo orçado da curva ABC na obra;
  • Prazo médio de atendimento das solicitações da obra;
  • Prazo médio de entrega dos pedidos de rotina;
  • Taxa de atendimento de pedidos planejados;
  • Percentual de solicitações de compra urgentes;
  • Percentual de cotações com preciso acima da última compra;
  • Taxa de devolução de pedidos que chegam à obra e respectivos motivos.

Compra viciada de material de construção

Procurar fornecedores alternativos é uma tarefa cansativa? Sim, é!

Além de enfadonha, é uma atividade que precisa ser feita rotineiramente? Também!

Na forma tradicional, o processo segue os seguintes passos:

  1. Pesquisas no Google
  2. Ficar horas ao telefone;
  3. Listar indicações;
  4. Fazer análise;
  5. Cadastros e comparações demoradas.

Em outra postagem, listamos dicas que vão agilizar as suas cotações, inclusive de como encontrar fornecedores no Google de maneira mais eficiente.

Como já disse anteriormente, o comprador é, geralmente, um profissional ocupado. Então, tudo bem se ele pular essas etapas e comprar sempre dos mesmo fornecedores? De jeito nenhum!

comprador tradicional gerenciando obrasUm dos piores erros no processo de compra de materiais de construção é, justamente, a compra viciada. Ou seja, baseada em critérios e condições estabelecidos anteriormente e sobre os quais não se questiona, falaremos mais disso futuramente, fique tranquilo.

Lembre-se que o momento de mercado muda o tempo todo. Logo, os contratos de fornecimento podem e devem ser renegociados. Mais arriscado que trocar de fornecedor pode ser manter sua empresa sujeita a condições desfavoráveis.

Evidentemente, antes de ir a mercado é recomendável negociar condições com os fornecedores atuais. Afinal, em teoria eles já passaram pelos critérios de confiabilidade necessários para o cadastro. Nada mais justo que dar a eles a oportunidade de oferecer preços mais baixos, assim você mantém o bom relacionamento e ainda pode garantir preços e condições melhores. 

Se a negociação for mal sucedida ou forem constatados problemas incontornáveis com a qualidade do serviço prestado, pode ser o caso de mudar de fornecedorTambém para esse caso há duas alternativas:

  • Prospecção interna:

Consiste em buscar novos fornecedores de produtos e serviços na sua base atual. Ao entrar em contato com os parceiros atuais você fica atualizado sobre seus portfólios. Logo, você pode descobrir que prestam serviços ou vendem produtos que não eram do seu conhecimento.

  • Pesquisar por novos fornecedores:

Nesse caso, pode ser interessante inverter a estratégia de prospecção utilizada pelos vendedores. Ou seja, questionar potenciais fornecedores sobre as vantagens que eles têm a lhe oferecer.

Má especificação de materiais nas compras de construtoras

Na construção civil, não é o comprador quem decide as características dos produtos a serem adquiridos. Todas essas definições são feitas pelos projetistas. Por isso, alguém precisa extrair as especificações dos projetos, como bitola, resistência, cor, dentre outros, além dos respectivos quantitativos. Em alguns casos, é o fornecedor quem analisa o projeto para levantar os detalhes e quantidades. Em outras, a construtora manda a informação detalhada junto com o pedido. De qualquer maneira, na transcrição de informações há sempre o risco de ocorrerem erros de especificação.

bug materiais gerenciamento obrasOutro problema comum que costuma acarretar especificações erradas é o fato de, no Brasil, os projetos serem entregues aos poucos. Sem a compatibilização entre todos antes do início da obra, aumenta o risco de comprar materiais errados. Afinal, caso mude algum detalhe de um produto que já foi comprado, isso vai gerar cancelamentos e trocas.

Consequentemente, custos desnecessários para a sua construtora. Itens mal especificados influenciam não apenas o orçamento, mas a obra como um todo. Afinal, o desempenho pode ser afetado, com riscos à segurança nos casos mais graves.

O pior, para o comprador, é que quando isso acontece a culpa costuma recair sobre ele. Afinal, foi ele quem solicitou a compra do produto errado. Entretanto, é importante salientar que a responsabilidade desse profissional é de apenas negociar e comprar o item. Em hipótese alguma ele tem que corrigir falhas de projeto.

Um termômetro eficiente para diagnosticar os efeitos da especificação equivocada é a devolução de materiais. Ao comparar a quantidade de itens entregues com a quantidade devolvida a construtora tem um bom indicador sobre a saúde do processo e da eficiência na hora de comprar materiais de construção.

Lentidão na abertura de cadastro

Além de organizar o processo administrativo, o cadastro de empresas fornecedoras permite acompanhar e desenvolver o relacionamento entre as partes. Dentre as vantagens do cadastro estão a otimização de pesquisas e o registro de ocorrências, por exemplo.

Ainda assim, tanto construtoras quanto fornecedores sofrem para abrir cadastro. Por um lado, a construtora precisa se certificar do comprometimento do fornecedor. Afinal, não pode correr o risco de comprar de uma empresa que atrasa entregas ou comercializa produtos não conformes. Por isso, é preciso conferir certificados e normas pertinentes antes da abertura do cadastro.

Por outro lado, o fornecedor precisa se assegurar da saúde financeira da empresa compradora. Para evitar inadimplência, é preciso pesquisar a fundo a estabilidade financeira da construtora. Em alguns casos, esse processo leva tanto tempo que a oportunidade de venda é perdida.

Não tratar os fornecedores como parceiros do negócio

A responsabilidade final pela qualidade dos produtos entregues ao cliente final é da sua construtora. Entretanto, para chegar ao produto final, você depende diretamente dos seus fornecedores. Logo, eles contribuem para o resultado final. Ou seja, para a satisfação e fidelização do seu cliente.

Por isso, é importante esclarecer qual é o tipo de relação que sua empresa deseja ter com seus fornecedores.

Confira abaixo alguns pontos de atenção para ter melhor relação com seu fornecedor:

  • Estabeleça uma relação transparente com os fornecedores;
  • Compartilhe necessidades, expectativas, problemas e receios;
  • Saliente a importância do fornecedor no processo produtivo;
  • Defina critérios de qualidade para a relação;
  • Mantenha a objetividade;
  • Estimule e dê feedbacks constantes.

Conclusão

Como qualquer atividade, o processo de compra de materiais de construção exige atenção constante para ser continuamente otimizado. As possibilidades de melhorias vão desde o relacionamento com os fornecedores até a especificação dos materiaisDe qualquer maneira, o importante é não deixar de avaliar o processo para combater todos os erros e ineficiências. Afinal, a qualidade do produto acabado é influenciada pela eficiência do gerenciamento de obras e compras de materiais. 

Para entender mais sobre a área de compras da sua incorporadora ou construtora leia o artigo onde revelamos o que medir para se ter sucesso na compra de suprimentos e melhore o custeio de sua obra.

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